Datenschutzerklärung

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang. Dies umfasst insbesondere:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (falls angegeben)
• IP-Adresse
• Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, Zugriffsdaten)

Diese Daten werden entweder durch Ihre Eingabe (z. B. Anfrageformular) oder automatisch beim Besuch der Website erfasst.

Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Zur Bereitstellung und Optimierung unserer Website
• Zur Bearbeitung von Anfragen über das Anfrageformular
• Zur Kommunikation mit Ihnen
• Zur Gewährleistung der Systemsicherheit

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Wenn Sie uns über das Anfrageformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewünschter Standort, Zeitraum, Personenanzahl sowie optionale Angaben) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verlassen Sie diese Website. Für die Verarbeitung Ihrer Daten in WhatsApp gelten die Datenschutzbestimmungen des Anbieters.

Anrufe, die wir nicht innerhalb weniger Sekunden selbst annehmen, beantwortet ein KI-gestützter Telefon-Assistent. Er gibt sich zu Beginn des Gesprächs als digitaler Assistent zu erkennen. Dabei verarbeiten wir Ihre Rufnummer, Ihre Sprache, die daraus erstellte Abschrift des Gesprächs sowie die Angaben, die Sie im Gespräch machen, etwa Name, Rückrufnummer, Unterkunft und Anliegen. Eine Audioaufnahme des Gesprächs wird nicht gespeichert. Aus der Abschrift entsteht eine kurze Zusammenfassung, die wir zusammen mit Ihrem Anliegen per WhatsApp erhalten und für den Rückruf in einer internen Tabelle erfassen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, rund um die Uhr erreichbar zu sein. Wenn Sie nicht mit dem Assistenten sprechen möchten, erreichen Sie uns auch per WhatsApp, E-Mail oder über das Anfrageformular.

Für den Assistenten setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein: Twilio (Telefonanschluss), Vapi (Gesprächssteuerung), Deepgram (Spracherkennung), Anthropic (Sprachmodell), ElevenLabs (Sprachausgabe), Meta (Benachrichtigung über WhatsApp) und Google (interne Tabelle) sowie einen von unserem technischen Dienstleister betriebenen Automatisierungsserver, der die Daten weiterleitet. Einige dieser Anbieter haben ihren Sitz in den USA. Eine Übermittlung dorthin erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Anbieter danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Diese Website wird von der Vercel Inc. (USA) als Auftragsverarbeiter gehostet. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet Vercel technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben. Diese Verarbeitung ist für den sicheren, stabilen und störungsfreien Betrieb der Website erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit Vercel besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit dabei personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters: https://vercel.com/legal/privacy-policy

Ihre Anfrage wird innerhalb der ROOM4U GmbH ausschließlich an die mit der Bearbeitung betrauten Personen weitergegeben. Darüber hinaus erhalten nur die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter Zugriff, und zwar nur im technisch erforderlichen Umfang. Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.

Server-Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Anfragen über das Anfrageformular, per E-Mail, Telefon oder WhatsApp speichern wir so lange, wie es für die Bearbeitung erforderlich ist, und löschen sie spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren.

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Eine Reichweitenmessung findet nur statt, wenn Sie ihr aktiv zugestimmt haben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Wenn Sie im Hinweis zu den Datenschutzeinstellungen „Statistiken erlauben“ wählen, nutzen wir Vercel Web Analytics und Vercel Speed Insights der Vercel Inc. (USA). Beide Dienste setzen keine Cookies. Erfasst werden die aufgerufenen Seiten, die Herkunftsseite (Referrer), Ladezeiten, Land, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert; Besuche werden nur über einen täglich wechselnden Hashwert gezählt, der keinen Rückschluss auf Ihre Person zulässt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags mit Vercel (siehe Hosting). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile Ihres Browsers mit „https://" beginnt und ein Schloss-Symbol anzeigt.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage oder die Verarbeitung auf dieser Website ändert.